Overblik over faserne

1. Initiativfasen: Analyse og beslutning

Initiativfasen starter med, at I konstaterer et behov, og slutter når I har fastlagt de overordnede rammer for den ombygning, renovering eller nybyggeri, I vil sætte i gang.

Spørgsmål:

• Hvorfor vil vi bygge eller renovere? Hvad vil vi med de nye bygninger?  

Beslutninger:

• Arbejdsgiveren (altså kommunen eller bestyrelsen) træffer den overordnede beslutning om at bygge og lægger rammerne for byggeriet: Placering, pris, tidsplan osv.
• Samtidig beslutter arbejdsgiveren, hvordan byggeriet skal organiseres: Hvem skal sidde i byggeudvalget? Hvordan skal samarbejdet forløbe? Skal der hyres en arkitekt eller ingeniør som bygherrerådgiver?

Skolens opgave:

• At formulere medarbejdernes, elevernes og ledelsens overordnede ønsker og behov.

Der kan med fordel inddrages en ekstern proceskonsulent eller ressourceperson, som kan hjælpe med til at skolen stiller de rigtige spørgsmål.

• Planlægning af den interne kommunikation på skolen, så alle får information og mulighed for at aflevere deres synspunkter, kritik og ideer.

Sikkerhedsgruppens opgave:

• At tage initiativ til, at alle parter får inspiration og viden om betydningen af et godt arbejdsmiljø.
• Der kan med fordel inddrages en ekstern proceskonsulent eller ressourceperson, som kan hjælpe med til at skolen stiller de rigtige spørgsmål.

2. Programfasen: Beskrivelse af funktion

I programfasen beskriver I, hvad rummene skal ’kunne’  og jeres krav til kvalitet og funktion. Det færdige byggeprogram kan være udgangspunkt for en arkitektkonkurrence eller et udbud i totalentreprise.

Spørgsmål:

• Hvad skal den nye skole kunne? Hvilke krav skal den opfylde - pædagogisk og funktionelt? Hvem skal vi drage ind i overvejelserne?  

Beslutninger:

• Byggeriets omfang, funktionalitet, kvalitet, miljø, æstetik, tidsplan og økonomi bliver besluttet endeligt. Skitser og udkast til et muligt byggeri.
• Byggeriets organisation og de forskellige deltageres opgaver og ansvar bliver lagt helt fast.  

Skolens opgave:

• Formulere en pædagogisk vision og beskrive læringsgrundlaget som input til arbejdsgiver og arkitekt. 
• Detaljeret beskrivelse af de aktiviteter, som skal finde sted i de nye lokaler.  

Sikkerhedsgruppens opgave:

• Samle og præsentere viden og erfaringer om godt arbejdsmiljø, som inspiration til både brugere, arbejdsgiver og rådgivere. 

3. Forslagsfasen: Den konkrete skole

I forslagsfasen vælger I de konkrete løsninger, som bedst opfylder jeres krav og ønsker. Arkitekten tegner færdigt, og når fasen er slut, kan I ikke ændre ret meget i byggeriet.

Spørgsmål:

• Hvordan skal den nye skole se ud? Hvilke rum skal vi have, hvor store skal de være, hvordan skal de placeres i forhold til hinanden? Hvilke tekniske installationer skal vi vælge?  

Beslutninger:

• Arkitekten tegner den færdige bygning.
• Byggestyregruppen træffer alle de principielle beslutninger om grundplan, materialevalg, installationer osv.  

Skolens opgave:  

• Arbejde for, at de konkrete løsninger afspejler og understøtter de pædagogiske mål og læringsgrundlaget - og samtidig sikrer et godt arbejdsmiljø.  

Sikkerhedsgruppens opgaver:

• Sikre, at der bliver taget hensyn til arbejdsmiljøet, både mht. arbejdets organisering, rummenes placering og indretning, valg af materialer, hensyn til rengøring og indeklima osv.  

4. Projektfasen: Detaljeret beskrivelse af byggeopgaven

I projektfasen bliver hele byggeopgaven tegnet og beskrevet i detaljer, og I laver kontrakter med entreprenører og håndværkere - ofte efter et udbud i fag- eller hovedentreprise.

Spørgsmål:

• Hvordan skal den nye skole bygges i praksis? 

Beslutninger:  

• Hvem skal udføre selve byggeopgaven, og hvordan skal opgaven løses? Valg mellem forskellige entrepriseformer mm. 
• Arkitekt og ingeniør tegner alle bygningens detaljer. 
• Byggeriet skal godkendes af byggemyndighederne.  

Skolens opgave:

• Bidrage med forslag til den detaljerede udformning af fx faglokaler, valg af materialer, placering af døre, it-installationer osv., samt valg af inventar. 
• Lægge en god plan for, hvordan skolens ansatte og elever forberedes både praktisk og mentalt til byggerod og gener.  

Sikkerhedsgruppens opgaver:

• At de besparelser, der kan vise sig nødvendige i byggefasen, ikke unødigt rammer arbejdsmiljøet – fx ved at man sparer et ventilationsanlæg, en støjdæmpning eller en solafskærmning væk. 

5. Udførelsesfasen: Selve byggeriet

I byggefasen rykker entreprenører og håndværkerne ind på byggepladsen.

Spørgsmål:

• Hvem gør hvad, hvordan og hvornår?
• Hvordan løser vi uforudsete spørgsmål?  

Beslutninger:

• De fleste beslutninger er allerede taget. Men der opstår altid uforudsete problemer, som det er nødvendigt at tage stilling til.  

Skolens opgave:

• Hurtig og smidig kommunikation mellem brugere, arbejdsgiver og rådgivere, når der opstår uventede problemer eller spørgsmål.
• Få hverdagen til at fungere trods gener fra håndværkere og byggerod.  

Sikkerhedsgruppens opgaver: 

• At sikre, at skolens ansatte og elever har et rimeligt og acceptabelt arbejdsmiljø trods byggerodet. 

6. Ibrugtagningsfasen: Byggeriet afleveres og brugerne rykker ind

Når handværkerne er færdige, og den formelle afleveringsforretning er gennemført, kan I  tage de nye bygninger i brug.

Spørgsmål:

• Hvordan skaber vi en god hverdag i de nye rammer? 
• Hvordan samler vi op på problemer og frustrationer, så de bliver løst i stedet for at vokse sig store?  

Beslutninger: 

• Plan for, hvordan byggeriet skal afleveres: Afleveringsforretning med liste over fejl og mangler, 1-års gennemgang og 5-års gennemgang af bygningerne.
• Plan for hvordan de tekniske anlæg skal køres ind, hvordan skolens ansatte, elever og ledelse skal forberedes på indflytningen.  

Skolens opgave:

• Ruste skolens elever, ansatte og andre brugere på de uundgåelige problemer og indkøringsvanskeligheder og at skabe en organisation, som kan løse dem hurtigt og effektivt. 
• Samle op på kritik, forslag og frustrationer og at finde fælles løsninger.  

Sikkerhedsgruppens opgaver:

• Medvirke til, at problemer med fx varme/ventilation, støj, afgasning bliver kortlagt, og at ledelsen straks tager initiativ til at løse dem. 
• Lave en APV af det færdige byggeri og en evaluering af hele byggeprocessen - også til glæde for arkitekt, ingeniør og arbejdsgiver.

Det formelle forløb holder ikke altid

Uforudsete problemer og behov for ændringer kan opstå undervejs. Åbenhed i beslutningsprocessen og god kommunikation mellem alle involverede parter er derfor vigtigt, når der skal træffes nye beslutninger.