Roller og ansvar i samarbejdet

1. Et bredt sammensat byggeudvalg
Byggeudvalget træffer de overordnede beslutninger og lægger rammerne for byggeriet og er især aktivt i de første faser af byggeriet. Udvalget består af repræsentanter for alle parterne i byggeriet:

• Arbejdsgiveren - bestyrelsen, kommunens forvaltning, bygningsafdeling og skoleudvalg.
• Brugerne - skolens ledelse, ansatte og elever/studerende samt forældrebestyrelse eller støttekreds. 
• De tekniske rådgivere - ofte en arkitekt eller ingeniør, der fungerer som bygherrerådgiver. 
• En sikkerhedsrepræsentant, som kan holde fokus på godt arbejdsmiljø.

2. En mere snæver byggestyregruppe
Det mest spændende arbejde foregår ofte i byggestyregruppen (eller projektgruppen). Gruppens opgave er at stå for at planlægge og styre byggeriet i praksis ud fra de retningslinier, byggeudvalget har lagt. Ved byggerier på eksisterende skoler er skolens brugere ofte repræsenteret via en leder.

Bygestyregruppens rolle skifter undervejs: I de første faser har den initiativet og ansvaret for at styre og tilrettelægge. I de senere faser, når der er valgt en entreprenør, er det gruppens opgave at føre tilsyn og kontrol med byggeriet.

3. Ad hoc arbejdsgrupper
Undervejs kan projektgruppen nedsætte forskellige arbejdsgrupper med konkrete opgaver. Det kan fx være at afklare indretning af faglokaler, udformning af udendørs arealer eller valg af it-løsninger og inventar.

Ad hoc arbejdsgrupperne er især aktive i projekteringsfasen, hvor detaljerne i byggeriet bliver lagt fast.

Procedurer og kommunikation
Det kan være svært at holde overblikket i en stor byggesag. Derfor er det af stor betydning, at de enkelte udvalg og arbejdsgrupper arbejder med klare procedurer og med et klart mandat: Det skal være tydeligt, hvem der har ansvar for hvad i de enkelte faser.

Samtidig er det vigtigt, at de enkelte grupper kommunikerer godt indbyrdes - og at alle parter hele tiden informerer og ’handler af’ med det bagland, de repræsenterer.

• Eksempel: Byggeudvalget og byggestyregruppen kan lave et sæt af ’vedtægter’ for arbejdet, hvor I skriver, hvordan møderne skal foregå, hvordan I vil skrive referater og hvordan I vil informere og inddrage ’baglandet’ osv.